2024年6月メリット・コツを分かりやすく解説！スケジュール管理能力って？

ビジネスにおいて時間管理力は非常に重要な能力です。
この記事では、生産性の向上を目指し、時間管理力を高めたいビジネスパーソンに向けて、効果的な時間管理のポイントと、時間管理力が低い人の特徴について説明します。
業種や職種を問わず、ビジネスパーソンには時間管理力が求められる基本的なスキルなのです。

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そもそもスケジュール管理能力とは

時間管理の重要性を理解するには、その構成要素を把握する必要があります。この能力は2つの側面から成り立っています。

• まず1つ目は、タスクの優先順位を適切に判断し、効率的に処理する力です。
• 次に2つ目は、期限を意識しながら計画的に行動できる力が求められます。

これらの要素を組み合わせることで、スケジュール管理能力が発揮されるのです。

工数見積もりの重要性

作業完遂に必要な時間を正確に算出する能力が重要です。工数とは、ある作業を終えるまでに要した人数と時間の積を指します。
個人で業務を行う場合、工数は単にその作業に費やした総時間と捉えることができます。
工数の見積もりが甘ければ、実際の作業時間が予定を上回り、期限に間に合わなくなる恐れがあります。

仕事の優先順位付けの重要性

複数の業務を抱えている際、何から手を付けるべきかを判断し、作業の順序を決定する能力が重要です。適切に優先順位を付けることで、効率的に仕事を処理し、生産性を高められるでしょう。
しかし、優先順位を決める前提として、全ての業務を把握していることが不可欠です。業務を見落とした状態で優先順位を決めても、スムーズな業務遂行は望めません。
スケジュール管理能力が低ければ、仕事の遅れや評価の低下につながるだけでなく、プライベートな時間が失われ、ワークライフバランスが崩れる恐れがあります。

スケジュール管理能力を上げるコツ

時間を効率的に活用し、業務を円滑に遂行し、生産性を高めるための秘訣をご紹介します。
スケジュール管理の重要性と、それを実践するためのヒントを説明していきます。
仕事の進め方を工夫することで、ストレスを軽減し、パフォーマンスを最大化できるはずです。

アイゼンハワーマトリクスとは

タスクを4つのカテゴリーに分類し、優先順位を付けて対処する手法があります。

• 「重要かつ緊急」
• 「重要だが緊急ではない」
• 「重要ではないが緊急」
• 「重要でも緊急でもない」

の4つに分け、1から4の順に取り組むことで、効率的な業務遂行が可能となります。
この方法は、かつてアメリカ大統領を務めたドワイト・D・アイゼンハワーの言葉から着想を得たものです。
彼は「緊急なものは重要ではなく、重要なものは決して緊急ではない」と述べていました。

タスク管理の極意

タスクを忘れずに管理するためには、発生時にすぐに記録することが重要です。
人間は複数の作業を同時に行うことが苦手なため、

• 優先順位を決めて一つずつ取り組むこと

をおすすめします。
メモする際は、手帳やアプリなど一箇所に集約することで、記録を見落とすリスクを低減できます。
メモの場所を変えると、存在に気づかずタスクを漏らしてしまう可能性があります。

タスクの工数見積もりと記録の重要性

作業を開始する前に、まずは全体的な作業内容を把握し、各タスクに必要な時間を概算することが重要です。
タスクを細かく分割し、それぞれの所要時間を見積もることで、より正確な予測が可能になります。
ただし、経験が浅い場合、タスクの時間見積もりが難しいかもしれません。
そのような時は、

• 日頃からタスクに費やした時間を記録する習慣をつけることをおすすめします。
• 過去の同種のタスクにかかった時間を参考にすれば、次回の見積もりがしやすくなるでしょう。

時間記録の際も、タスクを細分化して行うと良いでしょう。

業務効率化のためのバッファ時間の重要性

日々の業務において、1〜2時間程度の余裕を持つことが賢明です。
この余裕とは、業務上の予備時間や余白を指します。
作業量の概算を立てた上で、スケジュールを組みますが、見積もりを上回る時間を要することもあるでしょう。
そのような場合、予備時間がなければ期限に間に合わなくなる可能性があります。
当日の業務を確実に終えるための余裕は欠かせません。

タスク消化状況の振り返りと翌日の整理

毎日の業務終了時に、作業の進捗状況を振り返ることが重要です。以下の点に注目して振り返りを行うことをお勧めします。

• 予定よりも長時間を要したタスクがあったかどうか
• 予定外のタスクが発生したかどうか
• 会議や打ち合わせにかかった時間
• 重要度の低いタスクに費やした時間

予定を超過したタスクがあれば、その原因を分析しましょう。
そして最後に、翌日のタスク整理を行う必要があります。この振り返りと整理を通じて、業務の効率化を図ることができます。

スケジュール管理能力の低い人の特徴

時間管理力の低い人の特徴について説明します。
これらの要因により、時間管理能力が低下したり、周囲から時間管理能力が不足していると見なされる可能性があります。

• 計画性がない
• 優先順位付けができない
• 集中力が続かない
• 作業を先延ばしにする
• 時間の見積もりが甘い

デスクトップ整理の重要性

デスクトップやデスク周りが乱雑な状態にあると、必要な資料やモノを探す際に時間を無駄にしてしまいます。
プリンストン大学の研究によると、脳は秩序を好む傾向があり、無秩序な環境が継続すると認知能力が低下するそうです。
一方で、作業スペースを整理することで集中力や情報処理能力が向上し、生産性が高まるとされています。
タスクに専念し、資料探しに時間を費やさないためにも、デスクトップやデスク周りは常に整理整頓しておくことが重要です。

メールチェックとマルチタスクの落とし穴

メールを受信すると、無意識のうちに内容を確認してしまう習慣がある人は注意が必要です。
人間の大多数はマルチタスクに適していないと言われており、複数の作業を同時に行うと生産性が約4割低下すると指摘されています。
確かに、届いたメールが重要で緊急を要する内容である可能性はありますが、そうでない場合は、後回しにしてメモを取り、現在の作業を優先的に終えるべきでしょう。

タスク処理の遅延と締め切り遅れ

時間管理力が乏しい人は、仕事の遅れが生じがちです。
作業量の予測が甘く、一つひとつの業務に遅れが出て、期限に間に合わなくなる場合があります。

まとめ

スケジュール管理能力を向上させることで、業務効率が高まり、職場での評価も上がるでしょう。
さらに、作業を早く終えることができれば、仕事と生活の調和も図れます。
スケジュール管理に自信がない場合は、本記事で紹介したヒントを実践してみましょう。
生産性の向上と、ワークライフバランスの実現を目指しましょう。
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