企業規模に関わらず、労務担当者の多くが年末調整や月末処理のために残業を余儀なくされている現状があります。
この状況を改善するため、働き方改革に寄与する革新的なサービスが注目を集めています。
本文では、そうしたサービスを提供する6社の特徴を紹介します。
これらの情報は、労務担当者はもちろん、労務関連のテクノロジーに関心を持つエンジニアの方々にとっても有益な内容となっています。
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HRTechと働き方改革
「働き方改革」は、少子高齢化対策や長時間労働の是正を目指す政府の取り組みです。
日本の労働問題に加え、新型コロナウイルスの世界的流行により、リモートワークの導入が進み、人材管理システムや人事戦略の見直しが急務となっています。
クラウドコンピューティングの普及に伴い、業務効率化ツールが多数登場しました。これらのツールは、従来の働き方を大きく変革し、企業の生産性向上や従業員の働きやすさ改善に貢献しています。
多くの企業が、こうした新しいテクノロジーを活用して、柔軟な勤務体制や効率的な業務管理を実現しつつあります。
freee株式会社
クラウドベースの会計・人事労務ソリューションを提供する業界リーダー、freee株式会社。
特に会計ソフト分野では市場シェアトップを維持しています。
同社の革新的なソフトウェアは、単なる会計業務の効率化にとどまらず、企業の働き方改革全体にも大きな影響を与えています。
本文では、freeeのソリューションが、どのように現代の職場環境を変革し、生産性向上と従業員満足度の改善に貢献しているかを詳しく見ていきます。
クラウド型労務管理システムの効果
労務作業は企業によって様々な課題があります。
給与計算、年末調整、大量の書類処理、複数拠点の管理など、特に年末には経理部門の残業が増加する傾向にあります。
これらの問題に対して、クラウド型の労務管理システムが効果的な解決策となります。
主な利点として、
- 従業員自身による年末調整データの入力が可能になり、管理者の負担が軽減されます。
- クラウドベースのシステムなので、場所を問わずアクセスでき、保険料率などの更新も自動化されています。
- ペーパーレス化により署名捺印や書類の郵送が不要になり、業務効率が向上します。
このようなシステムは、経理の専門知識がなくても簡単に操作できるため、特定の担当者に依存する状況を避けることができます。
インターネット環境があれば、どこからでも作業が可能なため、柔軟な働き方にも対応します。
会計システムと連携することで、さらなる業務効率化も期待できます。
freee: 経理効率化で働き方改革を支援
freeeは経理作業の効率化を通じて働き方改革を支援する優れたツールです。経理の知識がない方でも簡単に使えるよう設計されており、多くの企業で活用されています。
主な特徴として、
- 売上データの自動同期
- クレジットカード利用履歴の自動取り込み
があります。またクラウドベースのシステムなので、場所を選ばず複数拠点からアクセスできる利便性も備えています。
経理業務の負担が増大している企業や、専門スタッフが不在の組織にとって、freeeは業務効率化に大きく貢献する重要なソリューションとなっています。
Sansan株式会社
クラウド型名刺管理サービス「Sansan」や名刺アプリ「Eight」を展開するSansan株式会社の製品は、一見すると働き方改革とは無関係に思えるかもしれません。
しかし、これらのツールは実際には業務効率の大幅な向上に寄与しています。
- 名刺管理の自動化
- 人脈情報の共有
により、営業活動や社内コミュニケーションが円滑化され、結果として生産性の向上につながっているのです。
このように、名刺管理ソフトは現代のビジネス環境において、働き方改革を支える重要なツールの一つとなっています。
デジタル名刺管理で営業効率アップ
営業職の方々にとって、大量の名刺管理は常に課題となっています。
外出先で取引先の連絡先が必要になった時、従来はオフィスに電話をして、ファイリングされた名刺を探してもらう必要がありました。これは時間がかかり、効率的とは言えません。
しかし、現代のデジタル名刺管理アプリを活用すれば、このような手間を大幅に削減できます。スマートフォンやタブレットで、いつでもどこでも必要な名刺情報にアクセスできるため、営業活動の効率が格段に向上します。
さらに、在宅勤務の増加に伴い、場所を選ばずに連絡先を確認できることは、ますます重要になっています。
このようなツールを活用することで、営業活動の柔軟性と生産性を高めることができるのです。
名刺管理アプリで効率的な集客を実現
名刺情報を活用してメルマガやセミナー集客を行う際、従来の表計算ソフトによる管理では機能に限界がありました。
しかし、専門の名刺管理アプリを使用することで、より効率的かつ戦略的なリスト作成が可能になります。
このようなアプリは単なる名刺データの集約だけでなく、拒否リスト機能を活用して不要な情報を排除し、高い収益性と効率性を実現するツールとして機能します。
結果として、より効果的な集客活動やメルマガ配信が行えるようになり、ビジネスの成果向上につながります。
Talknote株式会社
社内コミュニケーションの効率化を目指すTalknote株式会社が開発したツール「Talknote」。
このようなチャットベースのプラットフォームは、企業内の情報共有や意思疎通を円滑にし、働き方改革の推進に大きな役割を果たしています。
従来の電子メールやface-to-faceのミーティングに代わる新しいコミュニケーション手段として、業務プロセスの改善や生産性の向上に貢献しています。
トークノート：情報共有の革新的ツール
従来の電話やメールによる情報共有には、メモを取る手間や即時性の欠如といった課題がありました。
トークノートは、PCやスマートフォンアプリを通じてチャット形式で情報をリアルタイムに共有できる革新的なツールです。
- 会話のログが自動的に保存され、後から検索や添付ファイルの確認が容易にできるため、手書きのメモを探す手間が省けます。
このように、トークノートは情報共有の迅速化と効率化を実現し、働き方改革に大きく貢献しています。
チャットルームで実現する柔軟な働き方
複数のユーザーが1つのチャットルームを共有できるため、プロジェクト別や資料共有用など、目的に応じたルームを作成できます。
これにより、業務連絡や情報共有のための専用ルームを設けることで、オンラインオフィスのような環境を構築することが可能です。
その結果、場所や時間を問わず業務を遂行でき、在宅勤務などの柔軟な働き方を実現できます。
このシステムは、業務効率の向上とテレワークの促進の両方に対応しており、現代の多様な働き方のニーズに応えることができます。
株式会社SmartHR
株式会社SmartHRは、クラウド型の人事労務管理システム「SmartHR」を開発・提供している企業です。
同社は、従業員主導の部活動が50を超えるなど、自由でオープンな企業文化を大切にしています。この独特な社風は、柔軟な働き方を促進し、従業員の創造性とモチベーションを高めています。
本章では、SmartHRのシステムが、どのように企業の働き方改革を支援し、効率的な人事管理を実現しているかについて詳しく解説します。
クラウド型人事システムで入社手続きを効率化
入社手続きは多くの企業にとって時間と労力のかかるプロセスです。
特に専門スタッフがいない場合、1ヶ月ほどかかることもあります。
社会保険の加入手続きなど、多くの人が面倒に感じる作業が含まれています。
しかし、クラウドベースの人事管理システムを導入することで、このプロセスを大幅に効率化できます。
主なメリットとしては以下が挙げられます：
- オンラインでの入社手続きが可能になり、場所を選ばず簡単に手続きを完了できます。
- 給与・勤怠・人事処理が一元化され、管理が効率化されます。
- 社会保険労務士との連携が強化され、直接やりとりが可能になります。
- 各種申請が電子化されており、作業量が大幅に削減されます。
これらの利点は、特に現在のような多様な働き方が求められる環境下で重要です。
オフィスに来る必要なく入社手続きを完了できるため、リモートワークなどの新しい就業形態にも対応できます。
また、データの一元管理により、人事部門の管理コストも大きく削減できます。
従業員からの申請は自動的に処理され、必要に応じて社会保険労務士に直接転送されるため、人事担当者の負担が大幅に軽減されます。
さらに、各種給付金の申請なども電子化されているため、従来は多大な時間を要していた作業が簡素化され、業務効率が飛躍的に向上します。
ペーパーレス化が変える人事労務の効率化
人事労務の分野で最も顕著な変化の一つがペーパーレス化です。
従来は大量の書類を用意し、入社手続きや保険関連の手続きを行うのが一般的でした。書類の修正が必要な場合、該当社員へ返送して再提出を求めるなど、多大な時間を要していました。
現在ではスマートフォンを活用して年末調整などの業務を行えるようになり、労務担当者と従業員の双方が業務効率化の恩恵を受けています。
印刷、手書き記入、郵送、差し戻しといった作業が不要になったことで、働き方改革にも大きく寄与しています。
株式会社カオナビ
クラウド人事システムで評価プロセスを効率化
多くの企業では、人事評価のデータ管理に表計算ソフトを使用していますが、これには効率的な共有や集計の面で課題があります。
名前が羅列されただけのファイルでは、入力後の共有が困難で、非効率的なファイルの受け渡しが必要になります。
これに対し、クラウドベースの人事管理システムを活用することで、同時入力や進捗管理が可能になります。
このようなシステムを導入することで、評価プロセスが円滑化され、時間の節約にもつながります。
結果として、より効果的な人事評価の実施と、組織全体の生産性向上が期待できます。
クラウドで実現するペーパーレス化と業務効率向上
クラウドベースのデータ管理システムを採用することで、紙の使用を完全に排除できます。
全ての情報がデジタル化されているため、PCさえあれば必要な作業を全て完結させることが可能です。
従来の印刷、配布、手書き記入、回収といった煩雑な手順が不要となり、大幅な時間短縮を実現できます。
これにより、業務効率が飛躍的に向上し、より生産的な活動に時間を割くことができるようになります。
株式会社ネオレックス
「バイバイタイムカード」は、最新のクラウド型タイムカード管理システムとして高い評価を得ています。従来の紙ベースの記録方式と手作業による計算から脱却し、複数拠点の勤怠情報を一元管理することが可能になりました。
このシステムの特徴は、出退勤の記録と同時に給与計算に必要なデータが自動集計される点です。これにより、労務担当者の手作業による集計・計算作業が不要となります。さらに、休暇申請も電子化され、有給休暇の残日数なども簡単に確認できるようになっています。
「バイバイタイムカード」は、勤怠管理に関する業務を包括的に処理することで、労務担当者の作業負担を大幅に軽減する革新的なシステムといえるでしょう。
まとめ
政府が推進する働き方改革に応じて、多くの企業が革新的なサービスを展開し始めています。
これまで労務や経理部門では、年末や月末に長時間労働を余儀なくされることが多かったでしょう。しかし現在では、出退勤管理、有給休暇申請、年末調整、給与計算、さらには人事評価に至るまで、ほぼ全ての業務を自動化できる環境が整ってきています。
加えて、24時間対応可能なサポートシステムの導入により、疑問点や問題の解決にかかる時間も大幅に短縮されています。
このようなHRTech（人事テクノロジー）業界は今後さらなる成長が見込まれ、多くの可能性を秘めた分野といえるでしょう。
また、ITフリーランス向けダイレクトスカウト「xhours」のような新しいサービスも登場し、フリーランスのIT人材と企業のマッチングをより効率的に行えるようになっています。
