コミュニケーション能力を上げる方法やメリットを解説！

ビジネスシーンにおいて、円滑なコミュニケーションを行う力は非常に重要視されています。
この能力は、

• 新入社員の採用時に企業が重視するポイントの一つであり、
• 良好な人間関係を構築できる人材は高く評価されます。

また、業務を効率的に進めるためにも、コミュニケーション力は不可欠な要素となります。
企業の成果に直接的な影響を与えるため、ビジネスパーソンにとって必須のスキルと言えるでしょう。
本記事では、

• ビジネスコミュニケーション能力の概要
• メリット
• そして高いコミュニケーション力を持つ人の特徴

について解説していきます。

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コミュニケーション能力とは

人と人との関係において、互いの考えや意見を適切に伝え合い、理解し合うための能力がコミュニケーション力です。
ビジネスの場面では、この力が重視されることが多く、以下の3つの要素が求められます。

• 「話す力」とは、自分の伝えたいことを相手の理解度に合わせて論理的に説明できる能力です。
  相手が理解しているかどうかだけでなく、自分自身が伝えようとしている内容を正しく伝えられているかが重要です。

• 「聴く力」は、相手の気持ちに寄り添いながら話を聞き、深く理解することで、スムーズなコミュニケーションを図る力です。
  カウンセリングなどでも活用されるスキルです。

• 「交渉力」は、立場や利害が異なる相手と、お互いが納得できるまで話し合える力のことです。
  交渉では勝ち負けはなく、相互の利益を追求し、Win-Winの関係を築くことがゴールとなります。

特に営業や接客など、顧客と直接対峙する職種では、上記3つの力が高いほど業務で成果を上げやすくなります。
社会生活においても、良好な人間関係を築く上で、コミュニケーション力は必須の能力と言えるでしょう。

コミュニケーションの種類

コミュニケーションの能力は、言葉を用いる「言語的な交流」と、身振りや表情などを活用する「非言語的な意思疎通」に区分されます。
本章では、この2つの側面について、その特質などを詳しく説明していきます。

円滑な言語コミュニケーションのポイント

言語を介した意思疎通は、話し手が言葉を用いて聞き手と対話を行うことです。
話し手は、

• 相手の立場を尊重しつつ
• わかりやすい表現で自身の考えや感情を伝えるよう心がけます

価値観の違いから意見がかみ合わない場合もありますが、徐々に溝を埋められるよう、会話を大切にすることが重要です。

• 論理性だけでなく、例えを交えるなど工夫を凝らすことで、聞き手が話に耳を傾けやすくなります
• 一方的な話し振りにならないよう、相手の言葉にも耳を傾け、円滑なコミュニケーションを心がけましょう

特に初対面の場合は、

• 会話の流れを止めず最後まで聞き
• リラックスできる雰囲気作りに努めることが肝心です

非言語コミュニケーションの重要性

言葉以外の手段で意思疎通を図ることを非言語コミュニケーションと呼びます。海外で現地の言語が分からない際に、ジェスチャーや表情を使って意思を伝えた経験がある人も多いでしょう。
非言語コミュニケーションには口調、仕草、身振りなどが含まれ、言語だけでは伝わりにくい部分を補完する役割があります。
1971年、心理学者のアルバート・メラビアンが提唱した「メラビアンの法則」は、言語情報、聴覚情報、視覚情報の3つの要素から成り立っています。
この法則によると、相手に与える影響は

• 視覚情報が55%
• 聴覚情報が38%
• 言語情報はわずか7%

とされています。
つまり、話の内容よりも話し手の第一印象や話し方の方が印象に残りやすいということです。
自分の考えが相手に正確に伝わらない場合は、表情や声のトーン、話すスピードなどを見直すことが重要になります。

ビジネスコミュニケーション能力が高い人の特長

効果的なビジネス対話を行う人には、いくつかの顕著な特性があります。
それらについて詳しく説明しましょう。

• 相手の話をよく聞く
• 質問をする
• 明確に話す
• ジェスチャーを使う
• アイコンタクトをとる
• 話の要点をまとめる

聞き上手のビジネスコミュニケーション術

ビジネスの場において、効果的なコミュニケーション能力は欠かせません。
上手な話し手は、一方的な発言を控え、相手の言葉に耳を傾けることを忘れません。
対話は双方向のやり取りが重要であり、相手の立場や気持ちを汲み取りながら、会話を進めていく必要があります。
相手の意見を引き出すには、単に聞くだけでなく、適切な質問をすることで、相手が考えを開示しやすい雰囲気作りに心がけましょう。
ビジネスにおいて、相手の視点に立ったコミュニケーションは、業務の円滑な遂行に役立つでしょう。

結論を先に伝えるコミュニケーション術

ビジネスの場面では、話の要点や目的を明確に示すことが重要です。
話の内容を事前に整理し、結論から伝えることで、相手に無駄な負荷をかけることなく、簡潔かつ分かりやすい会話ができます。
一方、計画性のない「思いつき」の発言では、相手に混乱を招く恐れがあります。
上司への提案や会議の際は、相手の理解を得られるよう、話の構成を工夫する習慣を身につけましょう。

数字で明確に伝える重要性

ビジネスシーンにおいて、相手に正確な情報を伝達するためには、曖昧な表現を避け、具体的な数値を用いることが重要です。

「今日中」「すぐに」などの定性的な言葉は、受け手によって解釈が異なる可能性があります。
例えば、「今日中に資料を作成してください」と指示した場合、期限を17時までと考えている発信者と、24時までと捉えている受信者との間で食い違いが生じかねません。
このような誤解を防ぐには、「17時まで」のように明確な時間を示すべきです。

また、取引先から電話があった際に「すぐに折り返します」と伝えるのは適切ではありません。
「すぐ」の定義が不明確なため、

• 5分後なのか
• 10分後なのか

分からず、相手に不快感を与えてしまう恐れがあります。

期限や所要時間、進捗状況などを伝える際は、誤解を招かないよう、具体的な数値を用いることが肝心です。

ビジネスコミュニケーションの目的と目標

ビジネスにおけるコミュニケーションは、目的や目標を見失うことなく行われるべきです。雰囲気作りも大切ですが、業務を円滑に進めることが優先されます。
お互いの課題や問題を解決し、成果を上げることがコミュニケーションの目標となります。
トラブル発生時は、原因究明と解決策を見出すためにコミュニケーションを図ります。
課題解決や問題への結論を前提としないコミュニケーションは、ビジネスシーンでは有意義とはいえません。
ただし、モチベーション維持のため、適度な息抜きのコミュニケーションは必要不可欠です。

ビジネスコミュニケーション能力を高める3つのメリット

職場における対人スキルの重要性が高まる中、効果的なビジネスコミュニケーションを身につけることは大きな利点があります。
この記事では、コミュニケーション力を磨くことで得られる3つの恩恵について掘り下げて説明していきます。

• 生産性の向上
• チームワークの強化
• キャリアアップの機会拡大

ビジネスコミュニケーション能力の重要性

ビジネスにおける円滑なコミュニケーションは、業務の質を高める上で重要な役割を果たします。

例えば上司から資料作成を依頼された際、コミュニケーション力に長けた人は、以下の点を把握するよう心がけます。

• 資料作成の目的や用途
• 上司の求める内容
• 期限など、作業に必要な情報を整理する

ことで、上司の意向に沿った適切な資料を提出できる可能性が高まります。

ビジネスコミュニケーション力とは、単に自分の考えを伝えるだけでなく、相手の立場や状況を想像する力も求められます。
業務の質は相手次第で判断されるため、自分の視点ではなく、相手の役割や背景を踏まえて業務に取り組むことが肝心です。
また、相手の求めるものを理解するには、考えるだけでなく、積極的に質問をすることも重要なポイントとなります。

意思疎通の重要性

職場における円滑なコミュニケーションは、業務効率の向上に大きく寄与します。
単に作業のスピードを上げるだけでなく、相互理解を深めることが重要です。
意思疎通が不十分だと、作業のやり直しや修正が生じ、生産性が低下してしまいます。
ビジネスの現場では、正確な情報共有と状況把握により、無駄な手戻りを防ぎ、業務の効率化を図ることができるのです。

多様性を受け入れる力

ビジネスにおいて、多様な人々とのコミュニケーションは重要な意味を持ちます。
同じ考え方や価値観を共有する人々とのみ交流していては、新たな視点を得ることはできません。
そのため、自分とは異なる意見や価値観を持つ相手とも積極的に対話を行うことが求められます。
人は無意識のうちに自分の正しさを前提とし、相手を否定しがちですが、ビジネスの場では相手の意見に耳を傾け、多角的な観点から物事を捉え直す姿勢が不可欠です。
異なる考え方に触れることで、新しい価値観を発見できるかもしれません。
視野を広げることは自己成長にもつながり、ビジネスシーンでの活躍にも好影響を与えるでしょう。

まとめ

ビジネスコミュニケーション能力は、仕事だけでなく個人的な場面でも重要視されています。しかし、この能力を高めるには実践を重ねる必要があり、無理な努力は逆効果となる可能性があります。

まずは小さな目標から始め、

• コミュニケーション関連の書籍を読んだり
• 上手な人の行動を観察するなど

して、徐々にスキルを磨いていくことをおすすめします。

コミュニケーション能力の向上は、ビジネスや人生の質を高める上で有益なプロセスとなるでしょう。