転職活動中に選考で不採用となった場合、提出した応募書類の取り扱いについて疑問を持つ方は少なくありません。
特に、他の企業への応募に再利用したいと考える人もいるでしょう。
企業に提出した履歴書や職務経歴書がどのように扱われるのか、また応募者が希望した場合に返却してもらえる可能性があるのかについて、多くの方が気になるところです。
これらの疑問に対する一般的な対応や慣行について、本記事では解説していきます。
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応募した履歴書等の返却義務はある？
結論から申し上げると、企業には応募書類を必ず返却する義務はありません。履歴書には個人情報が含まれていますが、一度提出された書類の所有権は企業に移転するためです。ただし、企業によって対応が異なり、返却する場合としない場合があります。これには様々な理由が考えられます。
- 企業の方針や個人情報保護に対する姿勢
- 書類の保管スペースの問題
- 将来の採用活動への活用
応募者としては、書類提出時に返却の可能性について確認しておくことも一案かもしれません。
応募書類が返却されない理由
多くの企業が応募書類を返却しない理由について説明します。
主な理由は、大量の応募書類を返却するコストが膨大になるためです。大企業の募集では、数百から数千通もの応募が集まることがあり、全ての書類を返却するのは現実的ではありません。
また、履歴書には個人情報が含まれているため、企業には厳重な管理責任があります。情報漏洩や誤送付は法的責任を問われる可能性があるため、返却にはリスクが伴います。全ての書類を確認し、正確に返送するのは非常に手間がかかる作業です。
さらに、郵便事故のリスクも考慮する必要があります。これらの理由から、多くの企業は応募書類の返却を避ける傾向にあります。コスト面とリスク管理の観点から、書類を返却しないという選択をしているのが実情です。
履歴書返却の理由と企業戦略
企業が履歴書を返却する主な理由は、個人情報の保管を最小限に抑えるポリシーによるものです。
近年、個人情報保護に関する規制が厳格化しており、履歴書の保管やセキュリティ対策に企業リソースを割きたくないという事情もあります。
また、個人情報の取り扱いに関して求職者の信頼を得るための戦略的な判断もあります。「履歴書は責任を持って破棄します」という文言だけでは、不安を感じる応募者もいるでしょう。
さらに、現代のSNS社会では企業評価が容易に拡散されるため、「履歴書を返却してくれなかった」といったネガティブな評判を避けるために、返却を徹底している企業も存在します。このように、企業イメージの保護も履歴書返却の重要な動機となっています。
応募書類を返却してもらう方法について
応募書類の返却に関しては、基本的に企業の判断に委ねられています。
ただし、厚生労働省は企業に対して、不採用者の応募書類は速やかに返却するか、やむを得ない場合は責任を持って破棄するよう推奨しています。これは法的な強制力はありませんが、企業側に返却を促す意図があると考えられます。
つまり、履歴書の返却は企業の裁量に任されており、返却される場合もあれば、されない場合もあるのが現状です。このような状況下で、応募者が希望する場合に応募書類を確実に返却してもらうための方法がいくつか存在します。
- 応募時に返却希望の旨を明記したり、選考結果通知後に丁寧に返却を依頼したりするなどの対応が考えられます。
応募書類の返却：企業の方針と確認の重要性
求人の募集要項をよく確認し、履歴書の取り扱いに関する企業の方針を把握することが重要です。
多くの企業では、応募書類の返却不可や一定期間保管後の破棄などについて、あらかじめ明記していることがあります。このような場合、応募書類の返却を求めるのは難しいでしょう。
一方で、募集要項に返却についての記載がない企業もあります。そのような場合、企業によって対応が異なり、
- 返却しない場合もあれば、
- 依頼なしで郵送してくる場合もあります。
応募書類の扱いが不明確な場合は、直接企業に問い合わせて確認するのが賢明です。これにより、自分の個人情報を含む書類の取り扱いについて、明確な情報を得ることができます。
不採用時の履歴書の取り扱い
企業は受け取った履歴書を個人情報保護の観点から慎重に取り扱います。
不採用となった場合、通常1～2ヶ月程度保管された後、適切な方法で破棄されます。
例えば、
- シュレッダーで裁断するなどの処理が行われ、
- 長期間企業に保管されることはありません。
履歴書の返却を希望する場合は、できるだけ早く企業側に連絡することをお勧めします。
このように、企業は応募者の個人情報を尊重し、適切な管理と処分を行っています。
応募書類返却のベストタイミング
応募書類の返却を依頼する際は、タイミングに十分注意しましょう。
面接前や面接中に返却について尋ねるのは避けるべきです。そのような質問は、採用の可能性が低いと考えているような印象を与え、マイナスに作用する可能性があります。
最も適切なタイミングは、合否の連絡を受けた後です。電話やメールで結果を知らされた際に、丁寧に返却をお願いするのがベストな方法です。郵送で不採用通知を受け取った場合は、企業に直接電話をして返却を依頼しましょう。
重要なのは、不採用が確定してから返却の依頼をすることです。これにより、専門性や誠実さを示しつつ、企業側にも余計な負担をかけずに済みます。応募書類の返却は権利ですが、適切なタイミングと方法で行うことが大切です。
履歴書の再利用について
応募書類が返却されても、他の企業の選考に再利用することは避けるべきです。
一度人の手に渡った履歴書には、しわや汚れが付いていることがほとんどで、経験豊富な採用担当者には容易に見抜かれてしまいます。そうなると、書類選考の段階で不利になる可能性が高くなります。
また、志望動機は企業ごとに異なるものです。同業種の会社であっても、内容に矛盾があれば不自然な印象を与えかねません。採用担当者は多くの履歴書を見てきたプロフェッショナルであり、応募書類が自社向けに適切に作成されているかどうかを即座に判断します。
特に志望動機は、その企業への入社意欲を示す重要な部分です。返却された応募書類は、新たな応募の際の参考程度にとどめ、新しい企業に応募する場合は、その企業に合わせた内容で書き直すことが大切です。
履歴書作成は手間のかかる作業ですが、重要な部分の使い回しは控えるようにしましょう。
履歴書が返却されない場合は？
書類のコピーを取る重要性
書類が返却されないケースは珍しくありません。
そのため、提出前に履歴書や職務経歴書のコピーを必ず取っておくことをお勧めします。
万が一の事態に備えて、大切な情報を手元に残しておくことで、後々の不便を避けることができます。
履歴書コピーの重要性
履歴書や職務経歴書のコピーを手元に置いておくことには、いくつかの利点があります。
まず、面接時に提出予定の書類を誤って汚したり、なくしたりした場合の保険になります。コピーがあれば、面接官に渡す書類がないという最悪の事態を避けられます。これは重要なリスク管理の一環と言えるでしょう。
さらに、面接前に自分の経歴を振り返り、心の準備をする際にも役立ちます。ただし、この時に実際に提出する書類を使うのは避けたほうが良いでしょう。確認中に不注意で汚したり、しわを付けたりする可能性があるからです。代わりにコピーを用意し、それを見ながら面接に向けてイメージトレーニングをするのが賢明です。
このように、コピーを用意しておくことで、本番用の書類を大切に保管しつつ、必要な準備を進めることができます。
退職時に履歴書は返却される？
会社を退職する際、応募時に提出した履歴書の返却について疑問を持つ方も多いでしょう。
しかし、企業には退職時に履歴書を返却する法的義務はありません。
実際、労働基準法では、企業は退職者の個人情報が記載された書類（履歴書を含む）を退職後3年間保管することが義務付けられています。
このため、退職直後に履歴書の返却を求めても、法令遵守の観点から企業側が応じることは難しいと考えられます。
つまり、退職後少なくとも3年間は、あなたの履歴書は前職の会社で保管されることになります。
まとめ
転職活動には多くの時間と費用がかかります。履歴書の作成や郵送にも相応のコストがかかり、複数の企業に応募する場合はさらに増加します。そのため、提出した書類を返却してもらって再利用したいと考える人も少なくありません。
しかし、履歴書の完全な使い回しは避けるべきです。返却された履歴書から部分的に再利用できる情報があれば、それを活用するのは良いでしょう。また、応募書類が戻ってこない可能性も考慮し、送付前に重要な部分をコピーやスキャン、写真撮影などで記録しておくことをおすすめします。
これらの記録は、将来的に自分の過去の応募書類を参照する際に非常に役立ちます。効率的な転職活動のために、こうした準備や工夫を心がけることが大切です。
