不採用の理由を聞かれたら？例文や伝え方のポイントを転職エージェントが解説

転職活動において、採用通知よりも不採用通知を受け取ることの方が一般的です。

しかし、実際に不採用の連絡を受けると、多くの人は落胆し、その理由を知りたいと考えるものです。

不採用の理由を企業に尋ねることは適切なのか、また尋ねた場合に回答が得られる可能性はあるのか、といった疑問は多くの求職者が抱えています。

これらの点について、

• 転職活動における不採用通知の扱い方
• 企業とのコミュニケーションの取り方

について考察していきましょう。

不採用通知は義務？

応募者が不採用の理由を知りたがるのは自然なことです。
書類や資格に問題がなく、面接でも手応えがあったにもかかわらず、採用されなかった場合は特にそうでしょう。

しかし、企業側には不採用理由を開示する法的義務はありません。
むしろ、理由を伝えることでトラブルが発生するリスクがあるため、多くの企業は詳細な説明を避ける傾向にあります。

そのため、「社内規定により回答を控えさせていただきます」といった一般的な返答で対応することが一般的です。

ただし、建設的なフィードバックを提供できる場合は、応募者の今後のキャリア形成に役立つ可能性もあります。

採用結果通知の適切な方法とポイント

採用結果の通知方法は、状況に応じて適切に選択することが重要です。

一般的にはメールが主流ですが、トラブルの可能性がある場合は電話とメールを併用し、書類の返却が必要な際は郵送を利用します。

通知する際の重要なポイントは、迅速さと個別性です。できるだけ早く結果を伝え、また定型文を避けて個々の応募者に合わせた内容にすることが大切です。

選考段階によって、通知の内容も調整する必要があります。例えば、

• 書類選考段階では「弊社に興味をお持ちいただき感謝いたします」といった表現を、
• 最終面接段階では「何度もお越しいただき、誠にありがとうございます」といった表現を用いるなど、

応募者の努力に応じた言葉選びが求められます。

このように、不採用通知は単なる結果の伝達ではなく、応募者への配慮と企業イメージの維持を両立させる重要なコミュニケーションの機会となります。

メール不採用通知の例文

不採用通知の書き方

書類選考後の不採用通知
件名：【一次選考結果のご連絡】

●● ●●様

株式会社〇〇〇〇の採用担当✕✕でございます。
この度は弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございます。

慎重に検討いたしました結果、誠に残念ながら、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。
せっかくご応募いただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

なお、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任をもって適切に処分いたします。
●●様のさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。

• 応募者のフルネームを記載し、「不採用」という言葉は避けるのが一般的です。
• 時候の挨拶は省略されることが多いです。

面接後の不採用通知
件名：【選考結果のご連絡】

●● ●●様

株式会社〇〇〇〇の採用担当✕✕でございます。
この度は弊社へご応募いただき、誠にありがとうございました。
また、先日はお忙しい中、面接にお越しいただき、重ねてお礼申し上げます。

面接でのお話を踏まえて慎重に検討いたしました結果、誠に残念ながら、今回はご期待に沿えない結果となりました。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

なお、ご提出いただいた応募書類につきましては、責任をもって適切に処分いたします。
●●様のさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。

• 応募と面接への感謝の言葉から始めるのが一般的です。
• 文書の場合は「拝啓」「敬具」などの頭語尾語を添えることがあります。

不採用通知はなぜメールで送られるのか

不採用の通知は、一般的にメールを通じて行われます。

この方法が選ばれる主な理由は、応募者と企業の双方にとって、できるだけ気まずさを軽減できるからです。

メールでの通知は、直接的な対面や電話連絡に比べて、より配慮のある方法として認識されています。

不採用通知の例文：電話

採用見送りのお知らせ

株式会社〇〇〇〇の採用担当、✕✕と申します。●● ●●様でいらっしゃいますね。お時間をいただき、ありがとうございます。

この度は弊社の採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。慎重に検討を重ねた結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくことになりました。

ご期待に沿えず、大変申し訳ございません。●●様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

応募書類の適切な取り扱いと通知

最後に応募書類の取り扱いについても言及することが重要です。

例えば「お預かりした書類は責任を持って適切に処分させていただきます」といった文言を添えるとよいでしょう。

特別な事情がある場合や問題が予想される際は、電話で直接伝えることもあります。ただし、そのような場合でも、記録を残すために書面やメールでの連絡も併せて行うことをお勧めします。

これにより、後々の誤解や行き違いを防ぐことができます。

不採用通知の例文：書面

採用通知書には以下の要素を含めることが重要です:

• 日付
• 応募者の氏名（フルネーム）
• 文書のタイトル（例: 「選考結果のお知らせ」）
• 本文（「拝啓」で始まり「敬具」で締めくくる）
• 会社の連絡先情報（住所、電話番号）
• 採用担当者の氏名

これらの要素を適切に配置することで、プロフェッショナルで明確な採用通知書を作成できます。

採用見送りのお知らせ

拝啓

この度は、弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。また、履歴書等の書類をお送りいただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。

慎重に選考を進めてまいりましたが、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。ご期待に沿えない結果となり、大変申し訳ございません。

ご提出いただいた履歴書などの書類は、同封の上返送させていただきましたので、ご確認ください。

末筆ながら、貴殿の今後のさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。

敬具

不採用通知の適切な送付方法

不採用の場合、返送すべき書類がある際は通知と一緒に郵送いたします。

プライバシー保護の観点から、封筒には「不採用通知在中」などの記載は避け、単に「親展」と表記するのが適切とされています。

これにより、応募者の個人情報や選考結果が第三者に知られることを防ぐことができます。

不採用理由を教えない方が良い理由

本心を明かすことの危険性について、6つの観点から詳しく説明します。

正直に真実を伝えることは美徳とされがちですが、状況によっては慎重になるべき場合もあります。

相手との関係性や場面に応じて、どこまで本音を出すべきか判断することが大切です。

以下では、率直に本当のことを話すリスクとその影響について掘り下げていきます。

不採用理由を説明しない背景

採用選考では多くの応募者の中から選考を行います。

不採用となった方々に個別に理由を説明することは、企業にとって大きな負担となります。

電話や文書での説明は時間と労力を要し、特に応募者数が多い場合は現実的ではありません。

また、選考から時間が経過すると、個々の応募者の詳細を正確に思い出すことが難しくなります。

そのため、不採用理由の問い合わせに対して即座に適切な回答をすることは困難な場合が多いのが実情です。

採用判断の複雑性と説明の難しさ

企業の採用プロセスにおいては、年齢や性別による差別は禁止されています。

しかし、実際の採用決定では、業務内容や職場環境との適合性を考慮する必要があります。時には、これらの要素が最終的な判断材料となることもあります。

また、明確な理由がない場合や直感的な判断に基づく決定もあり得ます。

このような状況では、応募者に対して具体的な不採用理由を説明することは適切ではありません。

採用の判断基準は複雑で多岐にわたるため、単純化して伝えることは避けるべきです。

採用判断の複雑性と配慮

採用の可否は、単一の要因ではなく、多面的な評価に基づいて決定されることが一般的です。

不採用の理由を詳細に説明することは、応募者にとって更なる打撃となる可能性があります。

また、企業側には応募者の改善点を細かく指摘する責任はありません。

採用プロセスにおいては、双方にとって建設的で前向きなコミュニケーションを心がけることが重要です。

採用プロセスの複雑性と不採用理由の不透明さ

採用プロセスには通常、複数の関係者が携わります。

応募者と直接やり取りする担当者が、必ずしも最終的な採用決定権を持つとは限りません。

そのため、不採用となった理由が窓口担当者に正確に伝えられていない場合も少なくありません。

採用決定権者は多くの場合、組織内でより上位の立場にあるため、窓口担当者が詳細な理由を尋ねることは難しいでしょう。

むしろ、応募者からの問い合わせに対しては適切に対応するよう、暗黙の了解があると考えられます。

不採用理由を伝えない理由

採用選考において、不採用の理由を応募者に詳細に伝えることは、様々な問題を引き起こす可能性があります。

応募者が納得できずに異議を唱えたり、トラブルに発展したりする恐れがあるからです。また、正直な理由を伝えることで応募者の感情を傷つけてしまう可能性もあります。

そのため、多くの企業は不採用理由を明確に説明しないことを選択しています。ただし、選考過程に企業側の不備があった場合は別です。そのような状況では、適切な対応と謝罪が必要となります。

結果的に、不採用理由を明かさないことが、双方にとって最善の選択肢となることが多いのです。

不採用理由を明かさない企業の事情

企業が不採用の理由を具体的に説明しない背景には、選考基準の機密性を保護する意図があります。

詳細な理由を開示すると、その情報が外部に広まり、企業の採用戦略や基準が公になってしまう可能性があるのです。これは企業にとって望ましくない事態です。

また、明確な理由を伝えることで、応募者の感情を害したり、誤解を招いたりする恐れもあります。

そのため、多くの企業は不採用の理由を曖昧な表現で伝えることを選択しています。

これは企業の評判や信頼性を守るための慎重な対応と言えるでしょう。

不採用理由の適切な伝え方

不採用の通知後、応募者から理由の説明を求められても、詳細を開示する義務はありません。

むしろ、具体的な理由を伝えることは避けるべきでしょう。

代わりに、以下のような一般的な回答を用意しておくことをお勧めします：

• 「多数の応募があり、厳正な選考の結果」
• 「社内規定により個別の理由は開示していない」
• 「不採用の詳細な理由は応募者の方々にお伝えしておりません」

このような対応により、応募者の感情を害することなく、また法的リスクを回避しつつ、適切に対処することができます。

重要なのは、常に礼儀正しく、かつ専門的な態度を保つことです。

不採用通知は取り消すことができる？

稀ではありますが、状況の変化により不採用通知を撤回する必要が生じる場合があります。

このような状況では、通常、まずメールで再選考の案内を送り、その後確認の電話をするのが一般的な手順です。

メールの件名は「【再選考のお知らせ】株式会社〇〇〇〇」などとし、冒頭で一度お断りした失礼をお詫びします。

選考結果が変更された理由については、候補者の価値を強調するため、「〇〇様のスキルを活かせる適切な職位が新たに設けられた」といった表現を用いると効果的です。

このアプローチにより、候補者は自身の能力が評価されていると感じ、前向きな反応を示す可能性が高まります。

不採用となる理由にはどんなものがあるのか：企業の本音

企業が応募者を不採用と判断する理由は多岐にわたります。一般的に、以下のような要因が考えられます。

• 求められるスキルや経験が不足している場合
• ポジションに対して過剰なスキルや経験を持っている場合
• 入社への意欲が十分に伝わらないケース
• コミュニケーション能力が期待に満たない場合

さらに、社会人としての基本的なマナーや態度が身についていないと判断された場合や、企業の文化や雰囲気との適合性が低いと感じられた場合も不採用につながる可能性があります。最後に、自己評価が高すぎて謙虚さに欠けると判断された場合も、不採用の理由となることがあります。

これらの理由は一例であり、実際の判断は各企業の状況や方針によって異なります。

中途採用で重視される即戦力

企業が中途採用で重視するのは、即座に業務に貢献できる能力と経験です。

人格的に優れていたり、高学歴や他分野での高いスキルを持っていたとしても、その企業の具体的なニーズに合致しない場合は採用されにくい傾向があります。

中途採用では、応募者の持つスキルや経験が、企業の求める即戦力としての要件を満たすかどうかが最も重要な判断基準となります。

オーバースペック人材の採用リスク

求める人材よりも著しく高いスキルを持つ候補者も、不採用となる可能性があります。

職場では従業員間のバランスが重要であり、比較的簡単な業務や、チームワークを重視する役割の場合、オーバースペックな人材は適さないかもしれません。

そのような場合、入社後にやりがいを感じられず、早期退職につながる恐れがあります。

このため、求められる以上の高度なスキルを持つ応募者が敬遠されることもあるのです。

採用成功の鍵：情熱と企業理解

企業が採用時に重視するのは、経験やスキルだけでなく、応募者の仕事への情熱や意欲も同様に重要です。

志望動機が具体性に欠けていたり、企業や業務内容についての理解が浅いと判断された場合、採用の可能性は低くなります。

企業側は、本当に入社する意思があるかどうかを見極めようとしています。

そのため、志望動機を明確に示し、企業研究を十分に行うことが、採用につながる重要な要素となります。

ビジネスにおけるコミュニケーション能力の重要性

ビジネスの世界では、多様な人々との交流が不可欠です。社内の同僚はもちろん、取引先やクライアントとの円滑なコミュニケーションが求められる職種も少なくありません。そのため、基本的なコミュニケーション能力は、企業が人材を採用する際の重要な判断基準となります。

効果的なコミュニケーションができない人は、チームの一員として責任ある仕事を任せることが難しくなります。例えば、面接時に以下のような行動は、採用担当者に悪印象を与え、不採用につながる可能性が高くなります：

• 目線を合わせない
• 曖昧な返答をする
• 声が小さすぎて聞き取りづらい
• 質問の意図を理解せずに的外れな回答をする

したがって、ビジネスパーソンとして成功するためには、適切なコミュニケーション能力を身につけ、常に向上させていくことが重要です。

就活成功の基本マナー

就職活動において、コミュニケーション能力だけでなく、基本的な礼儀やマナーの欠如も不採用の主な原因となります。

例えば、以下のような行為は非常識とみなされます：

• 書類選考段階で履歴書を鉛筆で記入する
• 履歴書を修正液で訂正する
• 面接に無断で遅刻する
• ビジネスにふさわしくない外見で現れる

これらの行為は、採用の可能性を大きく下げてしまいます。

これらの基本的なルールを守ることが、就職活動成功の第一歩となるのです。

採用における職場適応性の重要性

企業が新規採用を行う際、その人物が職場環境に適応できるかどうかは重要な考慮事項です。

例えば、活気に満ちた雰囲気を求める職場では、積極的で明るい性格の人材が好まれる傾向にあります。一方で、静かでじっくり仕事に取り組む環境では、落ち着いた性格の人が適している可能性があります。

職種によっても求められる人物像は異なります。さらに、中途採用の場合は配属先が既に決まっていることが多いため、既存の社員との相性も重要な判断基準となります。

ただし、何が適切かは状況によって大きく異なるため、一概に良し悪しを決めることはできません。各企業や部署の特性、文化に合わせて柔軟に評価することが大切です。

新入社員の適応と謙虚さの重要性

新入社員の適応能力は、企業にとって重要な評価ポイントです。

豊富な経験や高いスキルを持つ人材が、過度に自信を見せたり、会社の問題点を指摘したりすることは、逆効果になる可能性があります。

一方で、実績が乏しいにもかかわらず自己評価が高すぎる人物も、好ましくない印象を与えかねません。

謙虚さを欠く態度は、周囲との協調性に疑問を抱かせ、指導の難しさにつながることがあります。

新しい環境では、自己アピールと謙虚さのバランスを保つことが大切です。

転職エージェントの利用で解決：不採用理由の伝え方の悩み

求職者が不採用理由を知る効果的な方法があります。
それは、転職エージェントを通じて応募することです。
企業は応募者本人に直接伝えづらい不採用理由でも、エージェントには伝える傾向があります。
これには重要な理由があります。

エージェントに不採用理由を伝えることで、企業が求める人材像や避けたい人材タイプが明確になります。
結果として、企業のニーズにより合致した候補者の紹介につながります。
つまり、企業とエージェント双方にとって、不採用理由の共有は有益なのです。

このプロセスを通じて、求職者は自身の改善点や市場での立ち位置をより正確に把握できる可能性が高まります。

最後に

不採用通知を送る際、企業は慎重に対応する必要があります。

求職者の感情や将来を考慮すると、率直に理由を説明したくなるかもしれません。しかし、過度に詳細な説明は予期せぬ問題を引き起こす可能性があります。

そのため、以下の点に注意することが重要です：

• 誠意を込めつつも、一般的な文言に終始しないよう注意する
• 求職者の今後の成功を願う姿勢を示す
• 適切な表現を用いる
• 相手の気持ちに配慮する
• 前向きなメッセージを伝える

これらの点に注意することで、双方にとって有益な結果につながるでしょう。