内定承諾書の完全ガイド：書き方・送り方から辞退まで|添え状と封筒のマナーも解説

内定通知を受け取った後は、内定承諾書を企業へ提出することが求められます。

これは入社後のスムーズなスタートにつながるだけでなく、ビジネスマナーの基本を示す重要な機会でもあります。

内定承諾書の正しい書き方や提出方法を理解することは、新入社員としての第一印象を良好なものにするために不可欠です。

適切な封筒の選択や添え状の作成など、細部にわたる注意点を押さえることで、プロフェッショナルな姿勢を示すことができます。

この重要なステップを丁寧に行うことで、新しい職場環境に向けて前向きな気持ちで臨むことができるでしょう。

内定承諾書とは？何が書かれている？

内定承諾書は、内定者の入社意思を確認するための重要な文書です。この書類には、内定を受諾し入社する意思があること、そして正当な理由なく内定を辞退しないことを誓約する内容が含まれています。実質的には、他の就職活動を中止し、他社からの採用オファーを断ることを意味します。

内定承諾書の内容を確認し、問題がなければ署名・捺印して返送します。また、この文書には内定取り消しの可能性がある状況も明記されており、そのような事態が発生した場合には異議を唱えないことも約束します。

内定が取り消される可能性のある状況としては、以下のようなケースが考えられます：

• 健康上の理由で勤務が困難になった場合
• 違法行為や重大な非行があった場合
• 企業の経営状況悪化により雇用が困難になった場合

これらの条件を理解し、同意した上で内定承諾書に署名することが求められます。

内定承諾書の受け取りと対応

内定承諾書は、通常、内定が決定した後に企業から内定者へ郵送されます。
内定通知から約1週間～10日後に到着するため、受け取ったら同封書類を丁寧に確認することが重要です。
内定承諾書以外にも、内定通知書や条件提示書が含まれていることが多いので、注意深く確認しましょう。

封筒に同封されている送付状や封入物リストを参照しながら、すべての書類が揃っているか確認します。
不足している書類がある場合は、企業の人事部門に連絡して対応を相談するのが良いでしょう。

すべての書類が揃っていることを確認したら、各書類の内容をよく読み、理解することが大切です。
特に、勤務条件や入社日などの重要な情報に注目しましょう。
不明点があれば、企業に問い合わせて clarification を得ることをお勧めします。

内容を十分に確認した後、必要事項を記入し、指定された期日までに返送することが重要です。
返送の際は、書類の紛失を防ぐため、配達記録や書留などの追跡可能な方法を利用するのが賢明です。

内定承諾書の返送期限は？

内定承諾書の返送時期について、多くの学生が疑問を抱いています。

設定された期限内であれば問題ないのか、それとも早めに提出した方が良いのか、判断に迷うところです。

この記事では、内定承諾書の適切な返送タイミングについて詳しく解説します。

企業側の期待や、学生にとってのメリット・デメリットなども踏まえながら、最適な対応方法を考えていきましょう。

内定承諾書の返送時期と心得

内定承諾書の返送期限は、明記されている場合とそうでない場合があります。

期限が明記されている時は、当然ながらその期限内に返送することが基本となります。

しかし、期限の有無に関わらず、できるだけ早く返送することが望ましいです。企業側は、内定者の入社意思を早期に確認できれば、受け入れ準備を開始できるため、迅速な返送を期待しています。

そのため、入社の意思がある場合は、できるだけ速やかに内定承諾書を返送することをお勧めします。

明確な期限が設定されていない場合でも、1週間以内を目安に返送するよう心がけましょう。

内定承諾書の返送期限延長について

内定承諾書には通常、返送期限が設定されています。
原則としてこの期限を守る必要がありますが、状況に応じて延長を申し出ることも可能です。
入社の決断は人生の重要な選択であり、慎重に検討する時間が必要です。
他社の選考結果を待っている場合や、さらなる熟考が必要な場合は、企業側に期限延長を相談しても構いません。

一般的に1週間程度の延長が認められますが、状況によっては3週間から1ヶ月程度まで延長できることもあります。
延長を希望する場合は、内定承諾書を受け取ったらできるだけ早く電話で連絡することが望ましいです。
その際、直接的な理由を述べるのは避け、「家族と相談したい」などの婉曲的な表現を用いるのが賢明です。

企業側も、応募者が慎重に検討することを理解しているはずです。
焦らず、自分のペースで決断することが大切です。
ただし、延長を申し出る際は礼儀正しく、誠実な態度で対応することを忘れないようにしましょう。

添え状の書き方

ビジネスの場面で公式な文書を送る時は、添え状を付けるのが礼儀正しい対応とされています。

添え状の適切な作成方法について、ここで詳しく説明していきます。

ビジネスマナー：添え状の重要性と作成のポイント

添え状の同封は、ビジネスマナーとして重要な要素です。内定承諾書のような単一の書類を送付する際でも、添え状を付けることが望ましいとされています。

現代では、添え状はパソコンで作成するのが一般的で、手書きである必要はありません。

添え状に含めるべき主な要素は以下の通りです：

• 日付
• 宛名
• 差出人の情報
• 件名
• 本文
• 送付書類の内容と部数

これらの要素を適切に組み込むことで、プロフェッショナルな印象を与え、コミュニケーションを円滑にすることができます。添え状の作成は、ビジネスにおける基本的なスキルの一つと言えるでしょう。

ビジネス文書の基本構成と宛名の書き方

ビジネス文書の基本的な構成は一般的な書類と同様ですが、特徴的な点があります。

文書の最上部には日付を右寄せで記入し、その下に宛名を左寄せで記します。
さらにその下には差出人の情報を右寄せで記入します。差出人情報には住所と氏名を含めます。

宛名の書き方は状況によって異なり、

• 担当者名が分かっている場合は具体的な部署名と個人名を記します。例えば「〇〇株式会社 人事部〇〇課 〇〇〇〇様」のようになります。
• 一方、担当者が不明な場合は「採用ご担当者様」といった一般的な表現を使用します。

内定承諾書の送付状作成ガイド

内定承諾書送付のお知らせ

拝啓

貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は採用の内定通知をいただき、誠にありがとうございました。

入社後は一社員として貴社に貢献できるよう精進してまいります。

つきましては、ご指示いただきました下記の書類を送付いたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

添え状の送付書類記載方法

添え状の最下部には、中央に「記」と記した後、送付書類の内容と部数を明記します。

例えば「内定承諾書　1部」のように記載します。

複数の書類を同封する場合は、それぞれの書類名と部数を順に列挙します。

たとえば「普通自動車免許証のコピー　1部」などを追加で記入することで、送付物の全容を明確に伝えることができます。

お礼状の書き方

お礼状は必須ではありませんが、添えることで入社への熱意を示すことができます。

手書きで書くことをおすすめしますが、パソコンで作成しても構いません。ただし、手書きのほうが誠意が伝わりやすいでしょう。

内容は基本的に自由ですが、簡潔に率直な感謝の気持ちや入社への意欲を伝えることが大切です。また、入社後の抱負なども織り交ぜると良いでしょう。

基本的な手紙のルールは守りつつ、自分の言葉で気持ちを伝えることが重要です。

お礼状を通じて、企業側にあなたの人柄や熱意が伝わるよう心がけましょう。

条件提示書を確認する

内定承諾書には多くの場合、条件提示書が同封されています。この条件提示書には、入社後の具体的な労働条件が記載されています。内定承諾書を提出する前に、必ずこの条件提示書に目を通すことが重要です。

特に注意すべき点は、以下の条件です：

• 業務内容
• 労働時間
• 給与

これらが就職活動中に聞いていた内容と一致しているかを慎重に確認しましょう。もし相違点や気になる点があれば、内定承諾書を提出する前に必ず企業に直接確認することをお勧めします。

条件提示書の内容をしっかりと理解し、疑問点を解消することで、入社後のミスマッチを防ぐことができます。また、この過程で自分のキャリアプランについて再考する良い機会にもなるでしょう。慎重に検討し、納得した上で内定承諾書を提出することが大切です。

内定承諾書を返送する際の封筒の選び方

内定承諾書には多くの場合、返信用封筒が同封されています。これが提供されている場合は、それを使用して返送するのが適切です。しかし、同封されていない場合は自分で適切な封筒を準備する必要があります。

封筒選びには注意点があります。

• まず、書類を折らずに入れられる大きさを選ぶことが重要です。A4サイズの書類なら、角2サイズの封筒が適しています。
• また、公式文書の郵送には白い封筒が好ましく、茶色の封筒は一般的に事務的なやりとりに使用されます。

内定承諾書の返送用に自分で封筒を用意する際は、中身が透けない厚手の白い封筒を選ぶのが最適です。これは些細な点に思えるかもしれませんが、ビジネスマナーの基本として重要です。適切な封筒を選ぶことで、プロフェッショナルな印象を与え、円滑な転職プロセスにつながります。

封入と封筒記入のマナーの注意点

封筒の使用には、適切な作法があります。

書類の封入方法や宛名の記入には、守るべき礼儀作法が存在します。

これらのポイントを押さえることで、ビジネスや個人的なやり取りにおいて、相手に対する配慮と敬意を示すことができます。

本文では、封筒の正しい使い方に関する重要な注意事項を詳しく説明していきます。

内定承諾書の郵送マナー

内定承諾書の郵送には、適切な封筒の選択と正しい封入方法が重要です。

まず、以下の順序で書類を配置します：

• 添え状とお礼状を上に置く
• その下に内定承諾書を配置

これらをクリアファイルに挟んで封入すると、書類の保護と共に気配りの印象を与えられます。

封筒への記入にも基本的なマナーがありますので、細心の注意を払いましょう。

これらの点に気をつけることで、礼儀正しく丁寧な対応ができ、良好な第一印象を与えることができます。

封筒の宛名書きマナー

封筒に宛名や住所、氏名を記入する際には、守るべきマナーがあります。

郵送時の基本ルールとして、宛先住所は省略せずに漢数字で記載します。これには「丁目・番地・号」も含まれます。

封筒の表面左下には「内定承諾書在中」と記し、内容を明確にします。

返送用封筒が同封されている場合、宛名の「〇〇行」を二重線で消し、適切な敬称に変更します。

• 企業や部署宛ては「〇〇御中」
• 個人宛ては「〇〇様」

と書き換えるのが正しいマナーです。

これらの点に注意することで、ビジネスにおける適切なコミュニケーションを維持できます。

はがき返信面の正しい書き方

はがきの裏面左下部分には、自身の住所と氏名を漏れなく記入します。
この際、表面と同じく数字は漢数字を使用することに注意しましょう。

左上には投函する日付を記載します。
年号から始まり、縦書きで書くのが一般的です。
例えば「令和五年五月二十日」のように記します。

これらの情報を正確に記入したら、封をする部分に「〆」の文字を添えて仕上げます。

これで返信用はがきの準備は完了です。

内定承諾書を返送する際の郵送方法

内定承諾書と添え状、お礼状を正しく封入したら、次は適切な郵送方法を選ぶ必要があります。

返送用封筒が同封されている場合、普通郵便分の切手が貼られていることがありますが、配達記録がないため不安が残ります。

確実に企業側に届けるためには、配達記録が残る速達や書留などのサービスを利用するのが賢明です。これらの方法を使えば、直接相手に手渡されるため、確実に内定承諾書を提出できます。

時間的な観点からも、できるだけ早く企業側に届くことが望ましいので、速達での送付がベストな選択肢となります。

さらに、発送完了後にメールで連絡を入れることで、確実性が高まり、好印象を与えることができます。

内定承諾書類の郵送料金ガイド

角2封筒で内定承諾書類を郵送する場合の料金について説明します。

通常、添え状、お礼状、内定承諾書、クリアファイルを同封すると55～60g程度になります。これは定形外郵便に該当し、50g超100g以内の料金である140円が適用されます。

より確実に送りたい場合は、書留サービスを利用できます。

• 簡易書留を利用すると基本料金に320円が加算され、合計460円になります。
• さらに安全性を高めたい場合は一般書留があり、こちらは基本料金に435円が加算されて575円となります。

なお、企業から返送用封筒が同封されている場合、その封筒を使用する際の書留料金は、

簡易書留	320円
一般書留	435円

これらの料金を参考に、状況に応じて適切な郵送方法を選択してください。

内定を辞退する場合

内定承諾書の作成と提出に関する説明を行ってきましたが、一方で内定を辞退する場合の対応についても考える必要があります。

ここでは、内定辞退の際の適切な連絡方法や手順について詳しく解説していきます。

内定辞退は慎重に行うべき重要な決断であり、企業との良好な関係を維持するためにも、適切な対応が求められます。

内定辞退の適切な対応

内定承諾書は、就職内定を受け入れる際に会社へ提出する文書です。

内定を断る場合には、この書類を提出する必要はありません。代わりに、企業の採用担当者に直接電話をかけ、丁寧に内定辞退の意思を伝えることが適切です。

企業側は内定辞退者が出ると、新たな人材を探さなければならなくなります。そのため、内定を辞退する決断をした場合は、できるだけ早く企業に連絡することが望ましいです。

これは企業への配慮であり、就職活動における重要なマナーの一つと言えるでしょう。

内定承諾書提出後の辞退は可能か

内定承諾書の提出後に辞退することは可能かどうかは、多くの就活生が気にする点です。結論としては、内定承諾書に法的拘束力はないため、提出後でも辞退は可能です。損害賠償を請求されるといった噂もありますが、実際にはそのようなことはありません。

就職活動では複数の企業に応募するのが一般的で、他社の結果を待ってから判断したい場合もあるでしょう。そういった際には、内定承諾書の提出期限延長を依頼することも可能です。

やむを得ない場合は提出後の辞退も認められますが、企業側は承諾書受領後に入社準備を進めるため、辞退する場合は速やかに誠意を持って伝えることが重要です。

辞退の連絡方法としては、電話で直接伝えるのがマナーとされています。メールのみの連絡は避けるべきですが、記録を残すためにも電話連絡後にメールでも連絡を入れておくことをお勧めします。

まとめ

内定承諾書の作成において、適切な書き方とビジネスマナーを遵守することが重要です。単に書類の内容だけでなく、封入方法や返送のタイミングなども考慮すべき点です。これらの細かい点を完璧に守れなかったからといって、即座に内定取り消しになる可能性は低いでしょう。しかし、就職先に好印象を与えるためにも、細心の注意を払うことをお勧めします。

内定承諾書に限らず、ビジネスの世界では様々な場面でマナーが求められます。知識不足による失敗を避けるため、転職の際には十分な準備が必要です。これらのマナーや慣習は一人で全てを把握するのは難しいかもしれません。そのような場合は、経験豊富な人や信頼できる情報源からアドバイスを求めることも有効な方法です。適切なマナーを身につけることで、スムーズな転職活動と良好な職場関係の構築につながるでしょう。

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